Servicii

* Dotarea biroului cu echipamente moderne

* Inchiriere copiatoare, multifuncţionale, imprimante, faxuri

* Servicii de mentenanta echipamente post-vânzare

Caracteristica cea mai importantă a unui spatiu de birou bine proiectat este funcţionalitatea acestuia.

Produsul de baza al oricarei activitati de birou este documentul. Ca orice produs si documentul are un ciclu de viata, ce cuprinde urmatoarele etape: Creatie - Imprimare- Finisare- Distributie- Arhivare- Distrugere

Pentru realizarea acestui ciclu, este necesar ca biroul nostru sa fie dotat cu diferite echipamente hardware si insotite de solutii software.

Alegerea echipamentelor de birou si a software-ului necesită o examinare atentă a nevoilor Dvs. Trebuie luati in considerare mai multi factori, cum ar fi numărul de utilizatori şi volumul de utilizare, nevoile specifice ale diferitelor departamente ale companiei (vânzări, operaţiuni, finanţe), fluxul documentelor, controlul costurilor de printare, modul in care doriti sa pastrati documentele, pastrarea confidentialitatii informatiei, etc.

In continuare va oferim cateva sfaturi practice privind modul in care puteti alege echipamentele si software-ul necesar desfasurarii activitati:

Nota:

  • fie ca achizitionati un echipament, sau un produs software,  asigurati-va ca beneficiati de suport tehnic ulterior vanzarii!
  • Produsele si solutiile software trebuie achizitionate din surse autorizate si insotite de licente!

1.   Crearea documentelor:

Echipamente necesare

  • Desktop PC - este de preferat daca afacerea dumneavoastra nu presupune lucrul in afara biroului; pretul este unui desktop PC este mai redus decat cel al unui laptop cu performante asemanatoare;  
  • Laptop - de preferat dacă afacerea dumneavoastră implică călătorii frecvente; laptopul va permite să lucrati cand sunteti in deplasare, şi poate functiona ca un desktop atunci când sunteti la birou.


Cele mai importante caracteristici pe care trebuie sa le urmariti in alegerea unui PC Desktop sau Laptop sunt:

  • Brand-ul: este de obicei garantia fiabilitatii, ferindu-va de defectiuni dese.
  • Procesorul: da puterea de calcul a sistemului contribuind la viteza de rulare a aplicatiilor
  • Discurile de stocare (HDD): este bine sa optati pentru sisteme cu 2 discuri in configuratie RAID 1 (functionare in oglinda) pentru protectia datelor (in cazul in care se defecteaza un disc, va ramane o copie a documentelor pe cel de-al doilea disc).
  • Memoria RAM: trebuie adaptata aplicatiilor care ruleaza pe computer. Un sistem cu memorie RAM insuficenta determina folosirea in exces a discului si incarcarea aplicatiilor in memorie foarte lent.


Software necesar:

  • Sistemul de operare
  • Aplicatii Office
  • Antivirus si antispam
  • Alte aplicatii specifice afacerii dumneavoastra


Este bine sa achizitionati sistemul de operare, Office si antivirus impreuna cu calculatorul pentru ca licentele OEM, achizitionate cu un sistem de calcul nou, au pretul mai redus decat variantele RETAIL, ce se pot achizitiona ulterior.

2.   Imprimarea/ multiplicarea documentelor


S-a constatat ca intre doua documente cu continut identic il alegem pe acela cu impact vizual mai mare(calitate buna a imprimarii, culoare, hartie de calitate). De aceea, alegerea corecta a echipamentelor pentru imprimarea si multiplicarea documentelor este deosebit de importanta si are influenta directa asupra afacerii Dvs.

Cele mai raspandite tehnologii de formare si imprimare pe hartie a imaginii sunt:

  • Laser-  recomandata in mediile de lucru profesionale, unde viteza si volumul de printare sunt importante; calitate buna a imprimarii alb negru sau color(text, grafice, desene, fotografii...)
  • Gel, Jet de cerneala- recomandate unor medii de lucru mai putin solicitante; calitate buna a imprimarii alb negru sau color (text, grafice, desene, fotografii...)
  • Matriciale-  recomanadate pentru tiparirea textelor cum ar fi facturile fiscale;
  • Cerneala si matrita- recomandata pentru tiparirea in volum mare a unui document (tipizate, carti, cursuri) si nu necesita hartie de calitate;


Echipamente:

Cateva criterii de alegere:
- volumul de lucru, tipul si formatul de hartie folosit(A4,A3, letter,etc), viteza de tiparire, printare alb negru sau color, lucrul in retea, costul exploatarii

Imprimanta- aceasta poate fi utilizata local(de catre un singur utilizator, de exemplu atunci cand ne desfasuram activitatea intr-un compartiment ce vehiculeaza documente confidentiale) sau in retea(utilizata de catre mai multi utilizatori);

Echipament multifunctional- recomandat pentru lucrul de acasa(spatiu de lucru limitat) sau pentru lucrul in cadrul departamentelor; functie de nevoi, aceste echipamente pot ingloba doua sau mai multe functiuni si anume: imprimanta - copiator - scaner -  fax; datorita software-ului ce insotesc aceste echipamente, atat costurile exploatarii cat si securitatea documentelor printate sunt asigurate;

Multiplicator digital cu matrita si cerneala- recomandat pentru lucrari gen tipografic; se pot executa, cu costuri extrem de reduse, carti, manuale, tipizate.

3.    Finisarea documentelor- modul in care sunt realizate documentele noastre, poate imbunatatii intr-un mod spectaculos impactul acestora asupra celor catre care se adreseaza. De cele mai multe ori, intre doua documente, cu continut identic, il alegem pe cel a carui prezentare este mai interesanta(calitatea imprimarii, prezenta culorii, modul de indosariere, legarea documentelor, etc). O solutie profesionala de finisare a documentelor o poate constitui echipamentele oferite de catre Fellowes.

4.   Distributia electronica(e-mail) a documentelor si a informatiilor-  pentru transmiterea documentelor si a informatiilor confidentiale, importante, utilizati solutiile software create de catre Cryptozone. Informatia este criptata, securizata, astfel incat numai destinatarul acesteia va putea avea acces. De asemenea puteti limita accesul  angajaţilor dumneavoastră (expediţie, editare, salvare şi imprimare), atunci când acestia lucreaza cu informatii confidentiale.

5.    Procesarea automata a formularelor- este esenţială pentru companiile care prelucrează volume mari de documente tipizate. Cu procesarea automată a formularelor, costurile scad iar viteza creşte. Pe lângă acestea, procesarea automată a documentelor tipizate creşte calitatea activităţii de procesare. Documentele pot fi atât electronice (fax, email, web), dar şi hârtie completată de mână sau tipărită.

6.    Arhivarea documentelor- in zilele noastre, afacerile au nevoie de memorarea si stocarea  documentelor fie din motive legale sau din alte motive la fel de importante. Arhivarea manuală înseamnă consum de timp şi uneori nu este foarte sigură. Intr-o companie competitiva timpul este esential si nu poate fi pierdut cu arhivarea şi stocarea de date. Arhivand electronic documentele cu ajutorul DigiDocFlow® se pot obţine arhive digitale intr-un timp foarte scurt, fără efort şi cu maximă acurateţe. De asemenea cautarea in arhiva astfel obtinut se face  extrem de usor.

7.    Distrugerea documentelor-  documentele al caror ciclu de viata s-a incheiat pot contine informatii importante despre Dvs. sau despre companie. Frauda de identitate este o infractiune cu o rata continua de crestere. Prin distrugerea tuturor datelor confidentiale inainte de a le arunca, reduceti in mod semnificativ sansele ca organizatia Dvs, clientii sau colegii sa devina victime. O solutionare profesionala a acestei probleme o constituie echipamentele oferite de catre Fellowes.

8.   Controlul costurilor de exploatare- Equitrac este o solutie server-based de management al printurilor si contabilizare a costurilor. Monitorizeaza numarul de copii, printuri, faxuri si scanari a userilor pe departamente, grupuri sau organizatii. Documentele pot fi directionate spre diverse printere din retea pe baza unor reguli definite de administrator cum ar fi costuri sau volume de lucru.  Monitorizeaza starea intregului parc de echipamente multifunctionale din retea ajutand astfel la  controlul costurilor printarii si a hardware pe departamente.

Inchiriere copiatoare, multifuncţionale, imprimante, faxuri

Sinergy  va pune la dispozitie o gama variata de echipamente de birou, copiatoare faxuri, printere si multifunctionale produse de Ricoh Group sub brandul Gestetner, care rezolva nevoile de baza ale unui birou modern: printare, copiere, scanare, fax, trimitere email.

Gama de produse este variata in functie de necesitatile fiecarei firme:

  • format A4-A3-A0
  • alb negru sau color
  • pana la 130copii / minut
  • cu copiere / tiparire automata fata-verso
  • cu optiuni complexe de finisare

Sinergy este in masura sa va recomande o solutie moderna de rezolvare a necesitatilor de procesare a documentelor, solutie care ofera posibilitatea de a beneficia de toate echipamentele si serviciile necesare prin plata lunara a unei chirii si a unui tarif per print, asa zis „click" sau „pay-per-page".

Chiria include contravaloarea cedarii dreptului de folosinta a echipamentelor pentru o perioada de intre 36 si 60 de luni.

Tariful de printare cuprinde toate costurile efectuarii unui numar recomandat de copii/printuri si anume:

  • totalitatea consumabilelor necesare
  • totalitatea pieselor de schimb necesare pentru buna functionare a echipamentelor
  • totalitatea serviciilor de punere in functiune, asigurare cu consumabile si mentenanta

Beneficiile rezultate din adoptarea acestui sistem de business:

  • reducerea costurilor totale de operare, acestea fiind substantial reduse fata de costurile folosirii imprimantelor clasice, achizitionate
  • posibiliatea estimarii si bugetarii acestora pe termen lung
  • monitorizarea facila a costurilor pe echipamente si locatii
  • siguranta functionarii ireprosabile a echipamentelor si reducerea perioadelor de stationare
  • eliberarea personalului de sarcini administrative si concentrarea asupra activitatii principale
  • contravaloarea facturii va putea fi incadrata in bugetul de cheltuieli, ca si servicii, fiind deduse integral din venituri in baza contarctulu

Servicii de mentenanta echipamente post-vânzare

  • Garanţie
  • Echipa de service
  • Piese de schimb, consumabile
  • Preluarea sesizărilor, timp de răspuns

Toate echipamentele achizitionate de la Sinergy, beneficiaza de garantie tehnica conform legislatiei in vigoare.
Garantia incepe odata cu instalarea echipamentului si este de 12-60 luni sau un numar de copii(numai pentru echipamentele de copiere/printare si acesta este specificat de catre producator). De asemenea, pe perioada garantiei, se ofera gratuit si serviciile de mentenanta.
La momentul achizitiei puteti opta pentru unul din următoarele tipuri de contracte:

  1. Contract tip Garantie Extinsa (cu incepere efectiva din momentul instalarii echipamentului)
  2. Contract de post garantie tip Standard (cu incepere efectiva din momentul incheierii perioadei de garantie a echipamentului).
  3. Contract de post garantie tip “On-Call” (cu incepere efectiva din momentul incheierii perioadei de garantie a echipamentului).

 

1. Contract tip Garantie Extinsa

Contractul de garantie extinsa permite prelungirea garantiei echipamentelor cu o perioada de pana la 60 luni. Acest tip de contract vine in sprijinul clientilor nostri in vederea unei exploatari cat mai eficiente si confortabile a echipamentelor sale. Astfel, Sinergy preia eforturile clientului de aprovizionare şi stocare a pieselor de schimb si a consumabilelor, reduce considerabil timpii de nefuncţionare, elimină întreruperile circuitului economic şi permite reducerea costului total prin preîntâmpinarea defectelor şi estimarea corectă a fiabilităţii în orice condiţii de exploatare. Clientului ii revine numai responsabilitatea alimentarii cu hartie si electricitate a echipamentelor si a platii unui tarif pe copie/print/scan, tarif agreat in prealabil in contract.

Principalele beneficiile acestui tip de contract sunt:

  • pret special de achizitie a echipamentului in conditiile semnarii Contractului de Garantie Extinsa;
  • planificare financiară exactă(datorată cunoaşterii şi previzionării costurilor asociate cu echipamentul);
  • monitorizare exactă a volumului de copii/printuri/scanari efectuate;
  • administrare usoara a contractului(o singura factura lunara, date fixe de plata)
  • fara aprobări privind achizitia de consumabile sau piese de schimb la fiecare intervenţie
  • timp de raspuns garantat si rapid la sesizarile de service;
  • echipament back-up cand durata reparaţiei depăşeşte perioada standard prevazuta in contract;
  • livrare gratuita a consumabilelor
  • upgrade echipament la cererea clientului ;

2. Contracte post garantie tip Standard

Acest tip de contract se aplica in cazul in care nu doriti prelungirea garantiei, insa doriti sa va asigurati ca si in aceste conditii , aparatele vor functiona la parametrii optimi. Contractul post garantie tip Standard consta intr-un abonament lunar, ce include o deplasare de mentenanta din proprie initiativa a inginerului nostru pentru o revizie a aparatului, si oricate vizite sunt necesare pentru remedierea defectiunilor. Clientul va trebui sa schimbe contra-cost piesele si consumabilele atunci cand acestea efectueaza numarul de copii/printuri recomandate de catre producatorul echipamentului. Livrarea consumabilelor se face gratuit. Preturi speciale la achizitia de noi echipamente.

3. Contract de post garantie tip “On-Call”

Acest tip de contract se aplica in cazul in care nu doriti incheierea unui contracte tip Garantie Extinsa sau Standard si consta in plata unei taxe anuale prin care echipamentul Dvs. se afla in evidenta noastra. Prin aceasta veti beneficia de urmatoarele facilitati: prioritate la deplasarea la interventie(fata de clientii cu care nu avem contract post garantie) si la livrarea pieselor de schimb si a consumabilelor; istoric de service complet al aparatului(reparatii, piese/consumabile inlocuite sau necesar piese/consumabile ce urmeaza a fi inlocuite); informari periodice asupra versiunilor noi de software sau hardware aplicabile echipamentului Dvs; preturi speciale la achizitia de noi echipamente.